В этом году наша компания значительно перестроила подход к планированию производства.
Мы тщательно проанализировали ошибки, с которыми сталкивались в прошлом году, и которые волновали клиентов, чтобы понять, где именно мы можем стать лучше. Этот путь был непростым, но он открыл перед нами новый потенциал управления рабочими процессами, позволяющий повысить точность сроков реализации и улучшить контроль за проектами.
Важно учитывать, что сроки выполнения и отгрузки существенно различаются в зависимости от типа проекта. Например, при создании мебельных корнеров или зон в уже действующих магазинах у клиента обычно есть ориентиры по датам и договоренности с торговыми сетями. В то же время для серийных проектов важна разбивка на этапы: принципиально закрыть первоначальную потребность по обеспечению главных точек клиента. А при открытии нового магазина сроки строго фиксированы, и перенос даже на один день считается критичным.
Для повышения точности планирования мы проанализировали весь цикл прохождения проекта и выделили три основных этапа:
- Согласование дизайна, эскизов, чертежей и спецификаций материалов с клиентом.
- Разработка конструкторской документации.
- Производство — от закупки материалов до упаковки готовой продукции.
Каждый из этих этапов важен по-своему, а вместе они определяют успех всего проекта.
Удивительно, но часто до 30% всего времени проекта уходит на первый этап, который закладывает фундамент для дальнейшей работы. Он крайне важен для объединения мнений различных отделов у клиента, — архитектура, бренд-менеджмент, маркетинг и трейд-маркетинг, закупки, — а также для согласования требований с торговыми сетями или центрами. Для эффективного управления этим процессом у нас есть должность ведущего конструктора, которую мы ввели ещё несколько лет назад. Это специалист, который занимается всеми согласованиями и превращает пожелания клиента в полноценное техническое задание для нашей команды. Важно, чтобы ведущий конструктор хорошо понимал особенности бренда клиента и мог переводить его пожелания на язык производства.
Вернёмся к планированию. Раньше мы начинали эту работу со второго этапа, когда уже четко понимали, что все материалы, эскизы, требования согласованы. Сейчас мы стали строить сквозное планирование, начиная с первого дня начала проекта. Теперь у нас есть не только трехмесячный план производственного этапа, но и четкая картина: чтобы реализовать проект в августе, конструкторскую документацию надо выпустить в июле, а согласования закончить за две недели до этого. Еженедельно мы проводим несколько планерок, чтобы проконтролировать все три этапа и своевременно реагировать на любые отклонения. Наша задача - выполнить обязательство перед клиентом, и в то же время - равномерно загрузить все наши производственные мощности. Если мы видим, что через пару месяцев у нас есть свободный слот на каком-то из участков, то мы уже сейчас должны понимать, как его используем.
Резюмируем, как сейчас выглядит наша работа по контролю сроков проектов:
- У нас есть реестр всех проектов компании с разделением на три этапа.
- Есть трехмесячный план загрузки производства, в который теперь попадают все проекты, а не только согласованные.
- Мы проводим отдельные совещания и планерки в течение недели, чтобы контролировать этот сквозной план.
В результате внедрения новых методов мы уже повысили точность планирования и, следовательно, способность не подвести тех, кто доверяет нам свои проекты. Для нас очень важно сохранять репутацию надежного партнера и ответственного поставщика.